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立卷原则和方法

发布日期:2011-11-16  来源:   点击量:

立卷原则:

遵循文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,适当照顾保存价值,分类组卷,准确、全面反映学校的真实面貌和单位(部门)主要职能活动,便于保管和利用。

立卷方法:

(一)归档文件分类立卷

1、按问题分类立卷。

问题指文件内容所反映的事件、人物、事物等,按问题立卷,就是将反映同一事件、人物、事物的文件组合在一起,凡一个具体问题、一次会议、一项工作、一起案件、一项活动所形成的文件,均单独组成一卷,即一事一卷。

2、按年度分类立卷。

就是根据文件形成和处理的年度对归档文件进行分类,将属于同一年度的文件集中立卷。

一般来说,文件的形成年度也就是文件内容所针对的年度,但是有些工作是跨年度进行的,这就要具体分析研究后才能确定放在哪个年度立卷。具体操作时,以下几种情况需要注意:

(1)文件有多个时间特征。

一份文件往往有多个时间特征,包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等,一般以文件签发日期(或落款日期)判定文件所属年度。没有落款时间的,可根据发文日期归于所属年度。

(2)跨年度形成的文件。

各单位(部门)的某些具体职能活动,如召开会议、处理事件等等,跨年度形成的文件,统一在办结年度归档。比如:

A、跨年度的会议材料,统一归在闭幕年;

B、跨年度的案件形成的文件材料,统一归在结案年;

C、第一年末的来文,到第二年初才办理完毕,放在第二年立卷。

(3)跨年度的请示与批复,可以归在批复年,也可以归入相应年度,但应在各自“归档文件目录”备注栏内加以说明,为了归档的统一性,我校一般做法是:同一年度的请示与批复归在一起,不同年度的请示与批复归在不同年度,但要在“归档文件目录”的备注栏内加以说明。

(4)计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一规定按文件签发日期(或落款日期)判定文件所属年度。

(5)科研项目文件,在项目完成,审查验收的年度立卷。

(6)基建工程文件,由于跨度较大,文件较多,施工前期、中期文件使用完毕,随时立卷;竣工图、验收报告、结算等在竣工验收的年度立卷。

(7)几份文件作为一件时的日期。

对正本与定稿、原件与复制件、转发文与被转发文等密不可分的文件,一般看作一件,这时判定日期,应以排在前面的文件的日期为准。具体地说,正本与定稿为一件,以正本为准;正文与附件为一件,以正文为准;转发文与被转发文为一件,以转发文为准,按最后转发机关转发的时间确定所属年度立卷。

(8)没有落款日期的文件。

对没有落款日期的文件需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识,通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期,并据以按年度合理归类立卷。

(9)我校产生的文件,有的是自然年度,有的是教学年度,自然年度产生的文件,放在当年立卷。教学年度产生的文件,放在学年末立卷。

3、按保管期限分类立卷

按保管期限立卷,就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行立卷,将不同价值的归档文件从实体上区分开来。档案的保管期限分为永久、长期、短期三种(永久——50年以上,长期——16—50年,短期——15年以下)。国家档案局正在修定新的保管期限表,将原来永久、长期、短期三种改为永久、定期二种,在定期内又划分为50年、30年、15年、5年四个层次。在新标准尚未颁布前我们还是按老标准执行。一旦新标准出台后,我们将与各立档单位一起对原有归档范围和保管期限表进行调整。

各单位(部门)根据归档范围和保管期限表,对当年文件材料进行立卷时应注意以下几点:

(1)原则上不要将不同保管期限的文件混在一起。

(2)应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限,不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。

(3)一个问题的文件,有保管期限不完全相同的情况,为了保持问题的完整性,可本着就高不就低的原则。

在实际操作中,一般应以问题为主,兼顾文件材料的形成时间、保管期限等特征。

4、专题性、成套性档案立卷方法

专题性、成套性档案(教学、科研、基建档案)按阶段、结构等分别组卷。如本科生在校成绩按班或专业为单位立卷。

每个案卷卷内文件的数量,一般不超过200页,若同一主题文件材料页数较多时可以酌情分卷,问题单一、文件材料数量少的可组薄卷。

(二)卷内文件排列

归档文件材料分类后,须对组成一卷的文件材料按一定的规律进行排列。

排列方法主要有:

1、按重要程度或时间顺序排列。

如:批复、批示在前,请示报告在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发件在前,被转发件在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

2、科研课题文件材料的排列顺序是:立项材料、成果材料在前,原始材料在后;文字材料在前,图样在后,图样按目录或图号排列。

3、其它文件材料依其形成规律或特点,保持文件材料之间的密切联系进行系统排列。如:本专科生成绩或毕业论文按学号升序排列。

(三)去除金属物,视情况裁切、贴边、折边,保证案卷外观整齐。

A、去掉卷内文件上的金属物,如:钉书针、回形针等,以防年久锈蚀文件。

B、对归档文件进行必要修整。全卷文件大小材料规格大小应一致、齐整,纸张大小以16开纸或A4规格的纸张为准,小于16开或A4的要加边或托纸,大于16开纸或A4的要进行折边或裁切取齐,使规格相同,对较大的图表要手风琴式折叠。对字迹易扩散(铅笔字迹、传真件等)和已扩散的文件要进行复制并与原件一并立卷。对破损的文件材料及与文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补或裱糊。留出装订线(装订线在左边),对未留装订线的文件,须进行贴边后再行装订。注意不要将文件材料倒置、脱漏等

(四)编页号

对卷内文件材料按排列顺序,依次流水编写页号,起始号为1。卷内所有的文件材料无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编一个页号,空白面不编号,页号的位置在非装订线一侧的上角(正面的右上角,背面的左上角)。填写页号应统一用铅笔书写。

(五)填写案卷封面(下载)

案卷封面置于整卷文件最前面,由立卷人用蓝黑、炭素墨水、毛笔、签字笔等填写或用电脑打印。案卷封面的项目包括立档单位名称、案卷题名、卷内文件起止日期、保管期限、卷内文件件数及页数等。

A、立档单位名称。居中填写,填写时要求使用全称或通用简称,如“学校办公室”简称“校办”。

B、案卷题名。案卷题名即案卷标题,是对案卷内全部文件的总概括。一般由立卷人自拟。案卷题名要简明、确切地反映出卷内文件的主要内容,一般包括时间、作者、内容和文件种类。文字应力求简练、明确,字数不超过50字(包括标点符号)。如:“××××年教育部关于×××问题的指示及我校执行情况”。居中填写。

C、卷内文件起止日期。即卷内最早一份文件和最迟一份文件的日期。

D、保管期限。填写立卷时划定的案卷保管期限(参照各单位、部门归档范围及保管期限表)。

E、卷内文件件数及页数。填写本卷的总件数和总页数。

F、归档号、全宗号、目录号、案卷号。各单位(部门)不填,由档案馆编排填写。

(六)填写卷内文件目录

卷内文件目录置于案卷封面之后,卷内文件之前,用以介绍卷内文件的成分与内容,由立卷人用蓝黑、炭素墨水、毛笔、签字笔或用电脑逐件填写或打印卷内目录。卷内文件目录的项目包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。

A、顺序号:卷内文件依其排列先后顺序填写的序号,亦即件号,一份文件编一个顺序号。一般以每份文件材料单独计算为一件,请示与批复,来文与复文应分别计算件数;文件打印件、签发单和底稿应按一件计算;正件与附件,按一件计算。单份装订的案卷其卷内文件的件号应与顺序号一致。

B、文号:文件制发机关的发文字号。文件字号中的“字”、“第”、“号”字不写;文件编号中的“0”不写,如“01号”,应写成“1”。联合发文的文件,只写前两个单位的文件字号。

C、责任者:是对文件内容进行创造或有责任的团体(单位名称必须用全称或通用简称)或个人,亦即形成该文件材料的单位或对该文件材料负有责任的署名者。一般是指文件材料的落款盖章单位或负责人。联合行文的责任者写前二个单位加等字;责任者字数较多时,应在格子内写二行。无责任者的文件材料,根据内容自拟责任者,外加“[]”号。

D、题名:即文件材料标题,一般应照实抄录。案卷题名要求结构完整,一般应由卷内文件的责任者、问题、名称等特征组成。 原文标题过于简单不能反映文件内容的,应标注文件提要,外加“[]”号。例:一份开展文明礼貌月的文件,原文标题为“通知“,应标注为[关于开展文明礼貌月的通知]。没有标题的文件,可自拟标题,外加[]号。抄录题名时,应顶格写。题名相同时,原则上不允许在下行打点代替抄录,应再照录一遍。

E、日期:填写文件的制发日期。没有日期的文件应考证清楚后填写。填写时可省略“年”、“月”、“日”,表示年、月、日数右下角加“.”号;年代用四位阿拉伯数字表示。

F、页号:卷内文件所在之页的编号,除最后一份文件写起号与止号外,其余的只写起号。最后一份文件起止页号中间用“—”连接;文件材料只有一页时,只抄录起始号不抄录结束号,但最后一份文件材料只有一页时,应抄录起止号,如:“n--n”。

G、备注:对卷内文件作必要说明。如填写卷内文件的密级。

(七)填写卷内备考表

案卷的备考表置于全卷文件的最后,用来保护文件,说明卷内文件的状况(文件的缺损、修补等)情况,便于保管人员和利用者了解。卷内备考表项目包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

A、本卷情况说明:对该案卷需要说明的情况加以说明,如缺材料等。卷内某份文件须说明的内容较复杂,目录备注项中填写不下,也可在备考表中详细说明,并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。

B、立卷人:完成立卷后,由责任立卷者签名。

C、检查人:各单位(部门)分管领导对案卷质量进行审核后在此签名。

D、立卷时间:立卷人在此填写归档文件整理完毕的日期。

填写要求:要求电脑打印或用蓝黑、炭素墨水、毛笔、签字笔填写,字迹工整。卷内备考表的立卷人、检查人和立卷时间要求用蓝黑、炭素墨水、毛笔、签字笔填写或加盖印章。

案卷封面、卷内文件目录、卷内备考表格式有两种:用纸幅面尺寸采用国内通用16开型(即长×为260mm×85mm)或国际标准A4型(即长X宽为297mm×210mm)。

案卷各部分的排列格式是:案卷封面一卷内文件目录一文件一备考表。

声像档案应用文字标出摄影、录音和录像的对象、事由、时间、地点、中心内容和责任者等。

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